Bạn nghĩ Gmail chỉ để gửi – nhận thư?

 Bạn nghĩ Gmail chỉ để gửi – nhận thư?
 Sai rồi! Bạn mới đang dùng chưa tới 5% sức mạnh thật sự của nó. Gmail có 2,5 TỶ người dùng. Nhưng chỉ 5% trong số đó biết cách biến Gmail thành công cụ làm việc hiệu quả 

 Tự động lọc & phân loại email 

• Vào Gmail → Cài đặt () → “Xem tất cả cài đặt”.

 Kết quả: Gmail sẽ tự động sắp xếp thư đến như một trợ lý cá nhân → bạn không cần lọc thủ công nữa.

 Hoãn gửi (Schedule Send) – Biến Gmail thành trợ lý 24/7 

• Soạn email như bình thường.

• Thay vì bấm “Gửi”, bạn chọn mũi tên nhỏ cạnh nút “Send” → Lên lịch gửi.

• Chọn thời gian: 8h sáng mai, hoặc 9h tối cuối tuần…

 Kết quả: Gmail sẽ tự động gửi mail đúng giờ bạn muốn, ngay cả khi bạn đang ngủ hay offline.

 Ứng dụng: hẹn giờ gửi báo cáo cho sếp, gửi chúc mừng sinh nhật đúng phút, hoặc gửi email cho đối tác ở múi giờ khác.

 Hoàn tác email đã gửi (Undo Send) 

• Vào Gmail → Cài đặt  → “Xem tất cả cài đặt”.

• Ở tab Chung, tìm mục Hoàn tác gửi → chọn thời gian (5s, 10s, 20s, tối đa 30s).

• Mỗi khi gửi email, Gmail sẽ hiển thị nút Undo (Hoàn tác).

 Kết quả: Lỡ viết sai tên, sai nội dung, hay gửi nhầm người → chỉ cần 1 click là cứu nguy kịp thời.

 Đây là tính năng “cứu thua” mà ai cũng nên bật ngay lập tức!

 Dùng Gmail như To-do list (Tasks & Keep tích hợp sẵn) 

• Trong giao diện Gmail (trên web), nhìn bên phải bạn sẽ thấy icon Google Tasks và Google Keep.

• Kéo email quan trọng → thả vào Tasks → nó sẽ tự động tạo công việc kèm link tới email gốc.

• Hoặc ghi chú nhanh vào Keep để lưu ý đi kèm email.

 Kết quả: Gmail trở thành trung tâm quản lý công việc → không bỏ sót deadline nào

 Tìm lại email ‘mất tích’ trong 1 giây bằng Search Operators 

• Ở ô tìm kiếm Gmail, thay vì gõ lung tung → dùng lệnh đặc biệt:

• from:ten@email.com → tìm thư từ 1 người gửi.

• has:attachment → tìm email có file đính kèm.

• filename:pdf → lọc tất cả email có file PDF.

• before:2023/12/31 → tìm email trước một ngày cụ thể.

 Kết quả: Gmail biến thành công cụ tìm kiếm mini như Google, lôi ra bất kỳ email nào bạn cần chỉ trong vài giây.

 Tự động trả lời khi bạn vắng mặt (Out of Office Auto Reply) 

• Vào Gmail → Cài đặt  → “Xem tất cả cài đặt”.

• Trong tab Chung, kéo xuống mục Trả lời tự động.

• Chọn ngày bắt đầu & kết thúc → nhập nội dung tin nhắn.

Ví dụ:

“Xin chào, tôi đang nghỉ phép từ 12–15/9. Tôi sẽ phản hồi ngay khi trở lại. Nếu khẩn cấp, vui lòng liên hệ số XXX.”

 Kết quả: Bất kỳ ai gửi mail trong thời gian đó đều nhận được trả lời tự động → bạn vừa lịch sự, vừa không lo bỏ sót liên lạc quan trọng.

 Dùng Gmail như CRM mini (theo dõi & nhắc hẹn khách hàng) 

• Mở email quan trọng → bấm vào icon đồng hồ (Snooze).

• Chọn thời gian Gmail sẽ nhắc lại email này (ví dụ: sáng mai, tuần sau…).

• Đến đúng lúc, email sẽ tự động quay lại top inbox như mới.

 Kết quả: Gmail trở thành hệ thống nhắc việc chăm sóc khách hàng / đối tác, đảm bảo bạn không bỏ sót follow-up nào.

 Đây chính là “CRM free” mà nhiều người không biết.

 Dùng nhãn màu (Labels) để quản lý email như Trello 

• Vào Gmail → Cài đặt → “Nhãn” → Tạo nhãn mới.

• Đặt tên nhãn: “Khách hàng VIP”, “Dự án A”, “Hóa đơn”, …

• Gắn màu khác nhau cho từng nhãn.

• Có thể kết hợp với bộ lọc để email mới tự động gắn nhãn.

 Kết quả: Hộp thư của bạn sẽ gọn gàng như một bảng quản lý công việc → nhìn màu là biết ngay email thuộc nhóm nào.

 Gửi email bí mật với Chế độ Confidential Mode 

• Khi soạn email → nhìn thanh công cụ dưới cùng → bấm vào icon ổ khóa + đồng hồ.

• Bạn có thể đặt:

• Ngày hết hạn email (sau 1 ngày / 1 tuần / 1 tháng).

• Yêu cầu người nhận nhập mã SMS mới mở được mail.

• Người nhận không thể forward, copy, in hoặc tải xuống email này.

 Kết quả: Gmail trở thành công cụ gửi thông tin mật an toàn, phù hợp khi gửi hợp đồng, dữ liệu nhạy cảm.

 Dùng phím tắt để biến Gmail thành ‘vũ khí tốc độ’ 

• Vào Gmail → Cài đặt  → “Xem tất cả cài đặt” → tab Nâng cao → bật Phím tắt.

• Một số phím tắt cực hữu ích:

• c → Soạn thư mới.

• e → Lưu trữ email.

• r → Trả lời.

• a → Trả lời tất cả.

• f → Chuyển tiếp.

• Shift + u → Đánh dấu chưa đọc.

 Kết quả: Bạn xử lý email nhanh gấp 3 lần mà không cần dùng chuột.